Drei Supply-Chain-Skills im ORAI Agent: Lieferverzug, Meldebestand, Materialverfügbarkeit

Montag, kurz nach sieben. Im Einkauf wandert die Liste der überfälligen Bestellungen nach Excel, und dann beginnt das Nachfassen per Mail. In der Disposition prüft jemand, welche Materialien unter Meldebestand liegen. Und aus der Fertigung kommt die Frage: Sind die 40 Ventile für Donnerstag da?

Drei Fragen, die uns in Projekten mit produzierenden Unternehmen immer wieder begegnen. Die Antworten stehen alle in SAP. Der Weg dorthin führt über Transaktionen, Exporte und Mails.

Wir haben für jede dieser Fragen einen Skill gebaut. Jeder liest per Standard-OData aus SAP, rechnet nachprüfbar in einem Skript, lässt die KI nur dort arbeiten, wo Sprache gefragt ist, und schreibt nichts, bevor ein Mensch freigegeben hat. Gebaut hat die Skills ein Mensch im Skill Builder des ORAI Agent, in natürlicher Sprache: ohne Programmierung und ohne Workflow-Know-how. Getestet haben wir sie gegen ein SAP-S/4HANA-Demosystem. Die Screenshots zeigen echte Läufe mit Beispieldaten.

Der Auslöser ist ein Zeitplan. Jeden Montag um 7 Uhr liest der Skill alle Bestellungen der Einkäufergruppe mit Positionen und Einteilungen. Den Zeitplan hat der Skill Builder aus der Beschreibung „jeden Montag früh“ schon vorgeschlagen, er muss nur noch angelegt werden.

Das Rechnen übernimmt ein Skript. Überfällig ist eine Position, wenn ihr Liefertermin vor heute liegt und sie noch nicht vollständig geliefert ist. Das Skript rechnet die Tage Verzug aus und gruppiert die Positionen je Lieferant. Danach holt der Skill die E-Mail-Adressen aus den Geschäftspartnern.

Die KI schreibt, der Einkauf entscheidet. Für jeden Lieferanten ruft der Skill einen zweiten, kleinen Skill auf: Die KI formuliert eine höfliche Nachfass-Mail mit allen überfälligen Positionen und der Bitte um einen verbindlichen neuen Liefertermin. Jede Mail landet im Posteingang des Einkaufs. Die Freigabekarte zeigt genau die Mail, die rausgeht, mit Empfänger, Betreff und Text.

Im Testlauf fand der Skill fünf überfällige Positionen bei drei Lieferanten, zwischen drei und zwölf Tagen im Verzug. Daraus wurden drei Mails, eine je Lieferant.

Jeden Morgen um 6 Uhr prüft der Skill alle Materialien der Einkäufergruppe mit gepflegtem Meldebestand. Er liest die Dispositionsdaten, den frei verwendbaren Bestand und die offenen Bestellmengen.

Die Regel steht im Skript, nicht im Prompt. Liegt der Bestand plus offene Bestellmenge unter dem Meldebestand, schlägt der Skill eine Bestellmenge vor: die feste Losgröße, wenn eine gepflegt ist, sonst die Menge bis Meldebestand plus Sicherheitsbestand. Der Liefertermin ergibt sich aus heute plus Planlieferzeit. Eine Bedingung im Ablauf sorgt dafür, dass nur dann eine Bestellanforderung entsteht, wenn es überhaupt etwas nachzubestellen gibt.

Eine BANF, alle Positionen, eine Freigabe. Die Bestellanforderung legt der Skill in einem einzigen Aufruf mit allen Positionen an. Vorher sieht der Disponent die Freigabekarte mit den SAP-Feldbezeichnungen: Kurztext, Material, Menge, Einkäufergruppe, Werk, Lieferdatum. Die KI rechnet hier nichts. Die Zahlen kommen aus dem Skript, die KI ordnet sie nur den Feldern der BANF zu.

Im Testlauf prüfte der Skill acht Materialien. Drei lagen unter Meldebestand, ohne offene Bestellung: Hydrauliköl, Filterelemente und Manometer. Nach der Freigabe stand die Bestellanforderung mit drei Positionen in SAP.

Dieser Skill läuft nicht nach Zeitplan, sondern auf Zuruf. Die Fertigung fragt den Supply-Chain-Assistenten im Chat: „Wir brauchen für Fertigungsauftrag 1000452 am 15.10. 40 Stück Hydraulikventil 100-4711 im Werk 1010. Reicht das?“

Der Skill trennt pünktliche von überfälligen Zugängen. Er liest den Bestand und die offenen Bestellungen und ordnet jeden Liefertermin ein: pünktlich bis zum Bedarfstermin, überfällig oder erst nach dem Bedarfstermin. Überfällige Bestellungen zählen nicht als Zugang, denn auf sie ist kein Verlass.

Das Ergebnis im Test: 15 Stück auf Lager, 40 nötig, 25 fehlen. Die einzige Bestellung, die das hätte retten können, ist seit zwölf Tagen überfällig. Die Folgebestellung kommt erst nach dem Bedarfstermin. Also bereitet der Skill eine Mail an den Einkauf vor, mit Fertigungsauftrag, Fehlmenge und der überfälligen Bestellung samt Lieferant. Freigegeben wird direkt im Chat.

Spannend wird es, wenn man die drei Skills nebeneinander legt. Dieselbe überfällige Bestellung taucht in allen dreien auf, und jeder bewertet sie anders.

Der Lieferverzugs-Skill zählt sie als Verzug und fasst beim Lieferanten nach. Die Verfügbarkeitsprüfung zählt sie nicht als Zugang und meldet eine Fehlmenge. Die Meldebestandsprüfung zählt sie als offene Menge und legt deshalb keine neue BANF an, so wie es auch die klassische Meldebestandsdisposition tut.

Keine dieser Regeln ist falsch. Sie beantworten verschiedene Fragen. Wichtig ist, dass jede Regel offen im Skill steht und nicht in einem Prompt verschwindet. Wer den Ablauf öffnet, sieht, warum das Material als gedeckt gilt und trotzdem in der Fertigung fehlt.

Gebaut hat die drei Skills ein Mensch, kein Entwickler. Jeder Skill begann mit einem Absatz im Skill Builder, so wie man die Aufgabe einer neuen Kollegin erklären würde: „Jeden Montag früh: Prüfe alle offenen Bestellungen der Einkäufergruppe 104 auf Lieferverzug.“ Daraus plant die KI die Schritte, fragt bei Lücken nach und baut den Ablauf. Keine Zeile Code, keine Feldzuordnung von Hand, kein Wissen über Workflow-Werkzeuge.

Danach kommt der Testlauf mit echten Daten. Nach jedem Schritt sieht man, was er geliefert hat, und jeder schreibende Schritt wartet auf Bestätigung. Soll sich etwas ändern, schreibt man es in einem Satz an den Schritt, der Builder passt den Ablauf an. Ist ein Lauf so, wie er sein soll, wird er als Beispiel im Skill gespeichert. Künftige Läufe halten sich an dieselbe Struktur.

SAP hat für alle drei Themen eigene Werkzeuge. Die Fiori-App „Monitor Purchase Order Items“ listet überfällige Bestellpositionen auf. Der MRP-Lauf erzeugt Bestellanforderungen (öffnet in neuem Tab), auch für Materialien mit Meldebestand. Und „Manage Material Coverage“ zeigt, wo es bei einem Material eng wird.

Die Skills setzen da an, wo die Liste in SAP aufhört und die Arbeit per Mail oder Telefon weitergeht. Der Einkauf bekommt die fertige Nachfass-Mail statt einer Excel-Liste, die Fertigung eine Antwort im Chat statt eines Rückrufs. Und eine Bestellanforderung landet erst in SAP, wenn der Disponent sie gesehen hat.

Eine Voraussetzung gilt für alle drei: gepflegte Stammdaten. Ohne Meldebestand im Materialstamm gibt es nichts zu prüfen, ohne E-Mail-Adresse am Lieferanten keine Nachfass-Mail.

Keiner der drei Skills ersetzt eine Disposition oder einen Einkäufer. Sie nehmen ihnen die Montagsliste ab, die Excel-Runde und die Mail, die jedes Mal gleich beginnt. Die Entscheidung bleibt beim Menschen, nur liegt sie jetzt an einer festen Stelle im Ablauf und lässt sich hinterher belegen.

Wenn Sie anfangen wollen, nehmen Sie die Liste, die bei Ihnen jeden Montag in Excel landet. Daraus wird der erste Skill.