Automatisierung, die Sie freigeben können: Skills und Inbox im ORAI Agent

Ihre KI hat Zugriff auf SAP. Würden Sie sie dort auch buchen lassen? Und könnten Sie in einem halben Jahr belegen, wer das freigegeben hat?

In den Gesprächen, die wir führen, endet die Begeisterung meist genau hier. Lesen: gern. Auswerten: gern. Schreiben: bitte nicht unbeaufsichtigt. Das ist keine Technikskepsis, das ist Haftung.

Der ORAI Agent trennt deshalb zwei Dinge, die sonst vermischt werden. Ein Skill ist der Ablauf: welche Schritte in welcher Reihenfolge auf welche Systeme zugreifen. Er steht fest, bevor der erste Lauf startet, und ist hinterher Schritt für Schritt belegbar. Die Inbox ist der Ort, an dem dieser Ablauf einen Menschen fragt. Wo jemand die Verantwortung trägt, hält der Lauf an, legt die Entscheidung vor und macht danach weiter. Auch drei Tage später.

Darin liegt der Business Case. Die Kontrolle ist nicht verschwunden, sie steht an einer Stelle, die jeder im Diagramm zeigen kann. Genau deshalb kommt so ein Ablauf durch die interne Freigabe.

Ein Skill besteht aus einzelnen Schritten: Daten lesen, eine KI-Bewertung, eine Verzweigung, eine Freigabe, eine Buchung. Diese Schritte und alle Verzweigungen sind vorab festgelegt und versioniert. Zur Laufzeit kann die KI sie nicht umgehen.

KI ist trotzdem im Spiel, nur an festen Stellen. Sie füllt die Eingaben eines Schritts aus den Ergebnissen der vorherigen, sie entscheidet Bedingungen, die in normaler Sprache formuliert sind, und sie liefert das Ergebnis, wenn ein Schritt ausdrücklich ein KI-Schritt ist. Den Weg durch den Ablauf sucht sie nicht aus. Jeder Schritt landet im Protokoll, Zugangsdaten werden dabei maskiert.

Wer einen Prozess schon einmal in einem klassischen Workflow-Werkzeug gebaut hat, kennt die Verteilung. Die Logik ist an einem Nachmittag beschrieben. Danach beginnt das Verdrahten: Feld für Feld festlegen, welcher Wert aus Schritt 3 in welches Feld von Schritt 4 gehört. Das ist die eigentliche Arbeit, und sie kommt bei jeder Schnittstellenänderung wieder.

Beim ORAI Agent übernimmt die KI diese Zuordnung zur Laufzeit. Was entfällt: die Arbeit Feld für Feld, ihre Pflege und der Umweg über die IT für jede kleine Abwandlung. Was bleibt: die Entscheidung, was der Ablauf fachlich tun soll. Sie beschreiben ihn in einem Satz, passen ihn im Editor an, und vor der Veröffentlichung läuft ein Probelauf, bei dem alle Schreibaktionen nur simuliert werden.

Dafür zahlen Sie an anderer Stelle: Garantiert ist die Nachvollziehbarkeit jedes Schritts, nicht der identische Wortlaut in jedem Lauf.

Ein Skill braucht aus vier Gründen einen Menschen. Er will eine Freigabe. Er braucht eine Eingabe und gibt dafür ein Formular vor. Ein Schritt ist gescheitert und jemand muss über Wiederholen, Korrigieren oder Abbrechen entscheiden. Oder die Anmeldung an einem System ist abgelaufen.

Üblicherweise sind das vier getrennte Baustellen: das Mailpostfach für Freigaben, ein Ticket für Störungen, eine Wiedervorlage in Excel für Rückfragen, der Anruf beim Admin für den Zugang. Im ORAI Agent liegt alles in derselben Inbox, mit denselben Regeln für Rechte, Fristen und Protokoll.

Beantworten können Sie eine Aufgabe dort, wo Sie ohnehin arbeiten: in der Web-Inbox, als Karte in Microsoft Teams oder über die Schnittstelle. Erledigt an einer Stelle heißt erledigt an allen.

Bei der Freigabe selbst zählt ein Detail. Die Karte zeigt die Daten, die anschließend wirklich an das System gehen, nicht eine ungefähre Vorschau. Was Sie sehen, wird genau so ausgeführt. Wer ablehnt, beendet den Lauf. Auch das steht im Protokoll.

Nichts. Und das ist der Punkt. Der Lauf hält keine Sitzung offen, keine Verbindung, keinen Prozess. Der Zustand liegt gespeichert, und wenn die Antwort kommt, geht es an derselben Stelle weiter. Minuten, Tage, Wochen, über Neustarts und Updates hinweg.

Ein Beispiel aus dem Einkauf. Der Skill startet montags, liest die offenen Belege, ein KI-Schritt bewertet Auffälligkeiten, eine Verzweigung trennt Routine von Prüffall. Die auffälligen Belege gehen an die Einkaufsleitung. Freigegeben wird gebucht, abgelehnt endet der Lauf mit Eintrag.

Damit nichts wochenlang liegen bleibt, bekommt eine Aufgabe eine Frist. Läuft sie ab, greift die vorher festgelegte Regel: eskalieren, Standardantwort setzen oder abbrechen. Und wo es die Verantwortung verlangt, darf derjenige, der den Lauf ausgelöst hat, nicht selbst freigeben. Das System verhindert es, es weist nicht nur darauf hin.

Und noch etwas, das nach Kleinigkeit klingt: Jeder laufende Vorgang bleibt an die Version gebunden, mit der er gestartet ist. Sie können einen Skill also am Dienstag ändern, ohne die Freigabe kaputt zu machen, die seit Montag in jemandes Inbox liegt.

n8n, Make und Zapier sind stark, wenn eine Kette schnell stehen soll, und bringen viele Konnektoren mit. Das Verdrahten der Felder bleibt Handarbeit. Und wenn mitten im Ablauf jemand entscheiden soll, bauen Sie sich das Warten selbst, meist über eine Mail und einen Webhook zurück.

Power Automate und Copilot Studio lohnen sich, wenn die Welt ohnehin M365 ist, und Genehmigungen gehören dort zum Standard. Ihre Prozessdaten laufen dann allerdings durch die Microsoft-Cloud, und je weiter der Prozess von M365 wegführt, desto mehr bauen Sie an Konnektoren.

SAP Build Process Automation ist naheliegend, solange der Prozess im SAP-Kern bleibt, und zeigt jeden Schritt im Monitoring. KI hilft dort beim Bauen des Prozesses und beim Auslesen von Dokumenten. Die Felder verdrahten Sie trotzdem selbst.

Frei agierende KI-Agenten sind stark, wenn niemand vorher weiß, welche Schritte nötig sind. Beim Buchen im ERP weiß man es, und dann ist ein Agent, der zweimal denselben Vorgang anders löst, ein Risiko.

Zwei Dinge fehlen auch bei uns noch. Schleifen laufen nacheinander, nicht parallel. Bei einigen hundert Positionen merken Sie das. Und eine Tagesübersicht per Mail gibt es nicht, die Inbox holen Sie sich oder Teams stellt sie zu.

Der Unterschied liegt ohnehin nicht in der Menge der Automatisierung, sondern darin, wo die Entscheidung sitzt und ob sie sich hinterher belegen lässt.

Die Frage ist selten, ob KI in ein führendes System schreiben darf. Sie lautet, an welcher Stelle Sie die Entscheidung behalten und wie Sie sie in einem halben Jahr belegen. Der Skill legt den Ablauf fest, die Inbox hält ihn dort an, wo jemand geradesteht.

Falls Sie überlegen, wo Sie anfangen: Nehmen Sie den Vorgang, bei dem heute am meisten per Mail hin und her geht. Dort sitzt die Freigabe längst, nur unstrukturiert.

In den nächsten Beiträgen: was auf einer Freigabekarte technisch steht, wie ein Skill von der Beschreibung bis zur Veröffentlichung entsteht, und wie Freigaben direkt in Microsoft Teams landen.