Drei Vertriebs-Skills im ORAI Agent: Angebote, Lieferanfragen, Versandrückstand

Ein Angebot über 7.620 Euro läuft am Dienstag ab, und niemand hat den Kunden daran erinnert. Eine Einkäuferin fragt per Mail, wann ihre Bestellung kommt, und der Innendienst klickt sich durch Auftrag, Lieferung und Einteilungen. Im Lager stehen drei kommissionierte Lieferungen, deren Versandtermin heute ist oder schon hinter ihnen liegt.

Das sind keine Ausnahmen. Solche Fälle begegnen uns in Projekten mit produzierenden Unternehmen ständig. Die Informationen stehen alle in SAP, aber jemand muss sie suchen, zusammentragen und in eine Mail übersetzen.

Wir haben für jede dieser Aufgaben einen Skill gebaut. Jeder liest per Standard-OData aus SAP, rechnet nachprüfbar in einem Skript, lässt die KI nur dort arbeiten, wo Sprache gefragt ist, und verschickt nichts, bevor ein Mensch freigegeben hat. Gebaut hat die Skills ein Mensch im Skill Builder des ORAI Agent, in natürlicher Sprache: ohne Programmierung und ohne Workflow-Know-how. Getestet haben wir sie gegen ein SAP-S/4HANA-Demosystem. Die Screenshots zeigen echte Läufe mit Beispieldaten.

Jeden Morgen um 8 Uhr liest der Skill alle offenen Kundenangebote, deren Bindefrist in den nächsten sieben Tagen endet. Abgesagte Angebote und solche, aus denen schon ein Auftrag geworden ist, bleiben außen vor.

Ein Skript bringt Angebot und Kunde zusammen. Zu jedem Angebot holt der Skill Namen und E-Mail-Adresse aus dem Geschäftspartner und rechnet je Position den Stückpreis aus dem Nettowert. So entsteht pro Angebot ein vollständiger Datensatz.

Die KI schreibt, der Vertrieb entscheidet. Für jedes Angebot formuliert die KI eine kurze Erinnerung mit Angebotsnummer, Ablaufdatum, Positionen und Gesamtwert. Jede Mail landet im Posteingang des Vertriebs. Erst nach der Freigabe geht sie raus.

Im Testlauf fand der Skill genau die zwei Angebote, die in der Woche ablaufen: 7.620 Euro bei Maschinenbau Krämer und 6.800 Euro bei Fördertechnik Lindner. Ein drittes Angebot mit Bindefrist im November blieb liegen, wie es soll.

Dieser Skill läuft auf Zuruf. Der Innendienst fragt den Assistenten im Chat: „Gibt es in meinem Postfach eine neue Lieferanfrage von einem Kunden?“

Die KI liest das Postfach, SAP liefert die Fakten. Der Skill lädt die Mails der letzten drei Tage, erkennt die Anfrage und zieht die Bestellnummer des Kunden heraus. Darüber findet er den Kundenauftrag, die Einteilungen mit den bestätigten Terminen und die Auslieferungen samt Kommissionier- und Versandstatus.

Ein Skript ordnet jede Position ein: verschickt, Versand vorbereitet oder offen mit bestätigtem Liefertermin. Erst dann formuliert die KI die Antwort, in der Sprache der Kundenmail.

Im Test fragte die Einkäuferin von Maschinenbau Krämer nach ihrer Bestellung. Die Antwort nennt beide Positionen mit Termin: das Hydraulikaggregat geht am 12.10. raus, die Steuerventile sind für den 13.10. bestätigt. Freigegeben wird direkt im Chat.

Jeden Morgen um 7 Uhr sucht der Skill alle Auslieferungen der letzten 30 Tage, die kommissioniert sind, deren geplanter Warenausgang erreicht oder überschritten ist und die noch nicht verbucht sind.

Das Skript rechnet, was im Versand hängt. Es ergänzt Kunden, Positionen und den Wert aus den Auftragspositionen, berechnet die Tage Verzug und sortiert die ältesten Fälle nach oben. Daraus formuliert die KI eine kurze Mail an den Versand.

Im Testlauf standen drei Lieferungen im Rückstand: zwei mit einem und zwei Tagen Verzug, eine heute fällig. Zusammen 7.560 Euro, die eigentlich schon beim Kunden sein sollten.

Nebeneinander gelegt zeigen die drei Skills den Weg eines Auftrags durch den Innendienst. Vor dem Auftrag droht ein Angebot zu verfallen. Während des Auftrags fragt der Kunde nach dem Termin. Nach der Kommissionierung bleibt die Ware im Lager stehen.

An jedem dieser Punkte kostet es sonst Zeit, die richtige Information zu finden. Und an jedem hängt Umsatz: ein Angebot, das ohne Erinnerung ausläuft, eine Kundin, die auf eine Antwort wartet, eine Lieferung, die nicht rausgeht.

Gebaut hat die drei Skills ein Mensch, kein Entwickler. Jeder Skill begann mit einem Absatz im Skill Builder, so wie man die Aufgabe einer neuen Kollegin erklären würde. Daraus plant die KI die Schritte, schlägt einen Zeitplan vor und baut den Ablauf.

Danach kommt der Testlauf mit echten Daten. Nach jedem Schritt sieht man, was er geliefert hat, und jeder Versand wartet auf Bestätigung. Fehlt etwas, schreibt man es in einem Satz an den Schritt, etwa „Es fehlt der bestätigte Liefertermin“, und der Builder passt den Ablauf an. Ist ein Lauf so, wie er sein soll, wird er als Beispiel im Skill gespeichert.

SAP hat für alle drei Themen eigene Werkzeuge. Angebote lassen sich über die Angebotsliste nach Gültigkeit auswerten. Die App Track Sales Orders (öffnet in neuem Tab) zeigt den Status eines Auftrags als Prozessfluss. Und für den Warenausgang gibt es Arbeitslisten mit allen Lieferungen, die zum Buchen anstehen.

Die Skills setzen da an, wo die Liste in SAP aufhört und die Arbeit per Mail weitergeht. Der Vertrieb bekommt die fertige Erinnerung statt einer Auswertung, die Kundin eine Antwort mit Termin statt eines Rückrufs, der Versand eine sortierte Liste statt einer Suche. Und keine Mail geht raus, bevor jemand sie gesehen hat.

Keiner der drei Skills ersetzt den Innendienst. Sie nehmen ihm die Suche ab: in Angebotslisten, in Auftrag und Lieferung, im Versandstatus. Die Entscheidung bleibt beim Menschen, nur liegt sie jetzt an einer festen Stelle im Ablauf und lässt sich hinterher belegen.

Wenn Sie anfangen wollen, nehmen Sie die Frage, die Ihr Innendienst am häufigsten am Telefon beantwortet. Daraus wird der erste Skill.