Echtzeit-Prozessmonitoring in SAP Build Process Automation: schon eingebaut, oft übersehen

Ein Visibility Szenario ist die Monitoring-Schicht über Ihren Prozessen. Es sammelt die Ereignisse aus laufenden Prozessinstanzen, korreliert sie und stellt sie in einem Dashboard dar, dem Process Workspace. Das Prinzip ist ereignisbasiert. Jeder Prozess sendet automatisch Events: Instanz gestartet, Schritt abgeschlossen, Instanz beendet. Diese Events wandern in das Szenario, das daraus in Echtzeit ein Bild des Prozesszustands zeichnet. Und weil die Anbindung nicht auf SAP Build Process Automation beschränkt ist, lassen sich über die Event Acquisition API auch klassische SAP Business Workflows oder externe Systeme einbinden.

Damit aus rohen Events ein aussagekräftiges Dashboard wird, kombiniert ein Visibility Szenario drei Bausteine.

Phasen fassen viele technische Schritte zu wenigen, verständlichen Abschnitten zusammen. Aus einem Dutzend Einzelschritten werden Erfassung, Prüfung, Freigabe und Buchung, also die Sprache, in der Ihr Fachbereich über den Prozess spricht.

Status und Zielwerte machen sichtbar, ob eine Instanz im Plan liegt. Sie hinterlegen eine Ziel-Zykluszeit, und das System stuft jeden Vorgang automatisch ein: auf Kurs, gefährdet oder kritisch.

Performance-Indikatoren bringen die Kennzahlen auf den Schirm, als Kacheln, Donut- oder Balkendiagramme, mit Filtern nach Werk, Region oder Betrag.

Prozess-Monitoring scheitert selten an der Technik. Es scheitert daran, dass es nachgelagert gebaut wird: erst der Prozess, dann irgendwann ein Report mit Wochen Vorlauf. In der Zwischenzeit beantwortet jemand die Frage nach dem Status per Zuruf. Visibility Szenarien drehen das um.

Echtzeit statt Tagesreport. Das Dashboard basiert auf Events, nicht auf nächtlichen Datenextrakten. Hängt eine Freigabe, sehen Sie das jetzt und nicht morgen früh.

Für den Fachbereich gebaut. Das Dashboard richtet sich an Prozessverantwortliche, nicht an Administratoren. Keine Transaktionscodes, keine Log-Dateien.

Aktionen direkt aus dem Dashboard. Über konfigurierbare Aktionen lassen sich Workflows anstoßen, etwa eine Eskalation für alle kritischen Instanzen. Aus Monitoring wird Steuerung.

Der eigentliche Unterschied zu einem klassischen Report liegt im Detail. Sie sehen nicht nur, dass elf Vorgänge in der Prüfung liegen. Sie klicken auf die Kennzahl und sehen, welche elf. Sie klicken weiter und stehen bei der einzelnen Bestellung: seit wann sie offen ist, in welcher Phase, bei wem. Vom aggregierten Wert zur handlungsrelevanten Instanz sind es zwei Klicks.

Visibility Szenarien sind Bestandteil von SAP Build Process Automation. Wer die Plattform im Einsatz hat, hat dieses Werkzeug bereits lizenziert. Es braucht kein zusätzliches BI-System, keinen weiteren Vertrag und keine neue Beschaffung.

Das ist in der Praxis oft das stärkste Argument. Ein separates Monitoring-Werkzeug bedeutet Lizenzkosten, ein Integrationsprojekt und Wochen bis zum ersten Dashboard. Visibility Szenarien liegen dagegen im Standard und lassen sich für einen bestehenden Prozess in Stunden aufsetzen. Sie schöpfen etwas aus, das ohnehin schon da ist.

Visibility Szenarien sind kein Process Mining. Wer Prozessvarianten über Jahre analysieren oder Soll-Ist-Abweichungen im großen Stil aufdecken will, ist bei Werkzeugen wie SAP Signavio richtig. Visibility Szenarien beantworten eine andere, sehr operative Frage: Was passiert gerade in meinen Prozessen, und wo muss ich eingreifen? Für den Betrieb ist das meist genau die Frage, die zählt.

Das Aufsetzen ist überschaubar. Für einen bestehenden Prozess sprechen wir über Stunden, nicht Wochen. Wie das konkret geht, von der Prozessvorbereitung über Phasen und Zielzeiten bis zum fertigen Dashboard, haben wir in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengefasst.