Flexible Workflow in SAP S/4HANA: flexible Freigaben ohne Entwicklung

Wer gibt bei Ihnen eine Bestellanforderung frei? Und wer ändert die Regel, wenn sich die Wertgrenze verschiebt? In vielen Unternehmen lautet die Antwort auf die zweite Frage immer noch: die IT, mit einem Ticket und etwas Geduld.

Das muss nicht so sein. Mit dem Flexible Workflow bringt SAP S/4HANA ein Freigabewerkzeug mit, das ein Key User direkt konfiguriert. Low Code statt Programmierung, ohne zusätzliche Lizenz. Es ist im System bereits enthalten.

Der Flexible Workflow ist die Weiterentwicklung des klassischen SAP Business Workflow für S/4HANA. SAP liefert pro Belegart ein fertiges Szenario aus, also eine vorgefertigte Vorlage mit allen Bausteinen für eine Freigabe. Für die Bestellanforderung ist das zum Beispiel das Szenario für die Gesamtfreigabe.

Aus dieser Vorlage baut ein Key User, meist aus dem Einkauf, die Workflows im Fiori-App "Manage Workflows". Fiori ist die moderne Bedienoberfläche von SAP im Browser. Dort legt er fest, wann ein Workflow startet, wie viele Stufen er hat und wer genehmigt. Die Kollegen im Fachbereich merken davon nur das Ergebnis: Der Genehmiger findet die Aufgabe im App "My Inbox".

Der wichtigste Vorteil ist unsichtbar. Solange die Freigabe läuft, steht die Bestellanforderung auf "in Freigabe". Sie kann in dieser Zeit nicht in eine Bestellung umgesetzt werden. Erst die Genehmigung gibt sie frei.

Diese Sperre kommt aus der Anwendung selbst, nicht aus dem Workflow-Werkzeug. Das ist der Grund, warum Freigaben im Kern so zuverlässig sind: Status und Workflow laufen im selben System.

Dazu kommt ein zweiter Schutz. Ändert jemand eine laufende Bestellanforderung, zum Beispiel Menge oder Preis, startet der Workflow automatisch neu. Welche Felder das auslösen, legen Sie im Customizing fest.

Jeder Workflow hat Startbedingungen. Beispiele aus der Praxis:

Nach Organisation. Ein Workflow nur für einen bestimmten Buchungskreis oder ein Werk.

Nach Wert. Ab 1.000 Euro der Vorgesetzte, ab 10.000 Euro zusätzlich die Bereichsleitung.

Nach Inhalt. Eigene Regeln für bestimmte Warengruppen, etwa IT-Hardware.

Sie können mehrere Workflows anlegen. Das System prüft sie in der Reihenfolge, die Sie festlegen. Der erste Workflow, dessen Bedingungen passen, gewinnt. Ganz unten steht immer eine automatische Freigabe als Auffangregel. So bleibt kein Beleg hängen.

Die Arbeitsteilung ist klar getrennt. Die IT richtet einmalig die technische Grundlage ein: die Workflow-Laufzeit, die Aktivierung des Szenarios und die Fiori-Apps. Danach pflegt ein Key User die Regeln im Fiori-App, ohne Entwickler und ohne Transport. Neue Wertgrenzen oder ein zusätzlicher Genehmiger sind dann eine Sache von Minuten, nicht von Wochen.

Der Flexible Workflow ist stark, solange die Freigabe im S/4HANA-Kern bleibt. Er deckt die Belegarten ab, für die SAP ein Szenario ausliefert, zum Beispiel Bestellanforderung, Bestellung, Lieferantenrechnung und Kontrakt.

Mit den Standardschritten allein stößt er aber an Grenzen. Externe Genehmiger ohne SAP-Zugang, Prüfungen in anderen Systemen oder eigene Formulare sind darin nicht vorgesehen.

Genau dafür gibt es Extension Steps. Mit ihnen erweitern Sie den Workflow um eigene Schritte und binden Fremdsysteme, Services auf der SAP BTP oder Prozesse in SAP Build Process Automation an. Die BTP ist die Entwicklungs-Plattform von SAP in der Cloud.

Die gute Nachricht: Der Beleg bleibt dabei trotzdem in S/4HANA gesperrt. Wie das funktioniert, zeigen wir im zweiten Teil dieser Serie.

Wenn Sie Freigaben in S/4HANA noch klassisch oder per Freigabestrategie abbilden, lohnt sich ein Blick auf den Flexible Workflow. Er ist bereits lizenziert, wird im Fiori-App gepflegt und schützt Belege zuverlässig.

Unsere Klickanleitung zeigt die Einrichtung für Bestellanforderungen Schritt für Schritt, mit allen Transaktionen und typischen Stolpersteinen.