Ein Antrag statt E-Mail-Chaos: Materialstammanlage bei einem Maschinen- und Anlagenbauer

Wie lange dauert es bei Ihnen, einen neuen Materialstamm anzulegen? Und wie viele E-Mails, Excel-Listen und Rückfragen braucht es, bis alle Sichten gepflegt sind?

Bei einem Maschinen- und Anlagenbauer war die ehrliche Antwort: zu lange und zu viele. Wir haben die Materialstammanlage deshalb komplett neu aufgesetzt, als durchgängiger Workflow auf SAP Build Process Automation. Ein Antrag, automatische Prüfungen samt Dublettencheck, klare Freigaben und die Anlage über Standard-OData, ohne Z-Code im Kern.

Ein vollständiger Materialstamm in SAP S/4HANA hat je nach Materialart über 100 Pflichtfelder, verteilt auf mehr als ein Dutzend Sichten: Grunddaten, Disposition, Buchhaltung, Vertrieb, Werks- und Lagerdaten. Diese Felder gehören organisatorisch in unterschiedliche Hände, von der Stammdatenpflege über Disposition und Controlling bis zu Vertrieb und Einkauf.

Hier lief die Anlage über E-Mails, Excel-Listen und Zuruf. Kein gemeinsamer Auslöser, keine einheitliche Prüfung. Ob ein Material schon existierte und ob Werk, Bewertung und Mengeneinheit zusammenpassten, steckte im Kopf der Stammdaten-Verantwortlichen. Legten mehrere Werke unabhängig voneinander an, entstanden Dubletten, mit allen Folgen für Disposition, Reporting und Konsolidierung. Das Ergebnis: lange Durchlaufzeiten, viele Rückfragen und eine Datenqualität, die mit dem Volumen schlechter wurde.

Wir haben den gesamten Prozess neu aufgesetzt, von der Konzeption über den Build bis zum Rollout. An die Stelle von E-Mail und Excel trat ein einziger, standardisierter Einstieg: ein digitales Antragsformular, alternativ ein Excel-Upload.

Dahinter läuft ein End-to-End-Workflow auf SAP Build Process Automation. Jede Anforderung wird automatisch geprüft, auf Pflichtfelder je Materialart, auf Dubletten und auf die Konsistenz von Werk, Bewertung und Mengeneinheit. Danach geht sie in eine mehrstufige Freigabe mit klaren Rollen und Funktionstrennung. Erst nach Freigabe legt der Workflow das Material in S/4HANA an, über die Standard-OData-API und damit ohne Z-Code im Kern. Jeder Schritt ist dokumentiert, und Klärfälle landen mit allen Informationen direkt beim richtigen Bearbeiter.

Dass solche Prozesse mit SAP Build zügig entstehen, deckt sich mit von SAP zitierten IDC-Zahlen (öffnet in neuem Tab): Erweiterungen werden damit im Schnitt 41 Prozent schneller ausgeliefert als mit klassischer Entwicklung.

Aus einem Hin und Her über Tage wurde ein geführter Prozess. Anforderungen kommen vollständig und vorgeprüft ins System, Dubletten werden abgefangen, bevor das Material entsteht, und jeder Schritt ist nachvollziehbar, von der Anforderung über die Freigabe bis zur Anlage.

Für die Fachbereiche heißt das weniger manuelle Arbeit und weniger Rückfragen. Für die Stammdaten steigt die Qualität, weil die Prüfungen immer gleich und vollständig laufen. Und weil die Anlage über die Standard-API erfolgt, bleibt das S/4HANA-System Clean-Core-konform und upgrade-fähig.

Der Prozess klingt simpel: Material anlegen, Sichten pflegen, freigeben. Tatsächlich verteilt er sich über 100 Pflichtfelder, ein Dutzend Sichten und fünf Fachbereiche, ohne gemeinsamen Auslöser. Jeder Medienbruch über E-Mail, Excel oder Zuruf ist eine Fehlerquelle, und jede Dublette zieht sich durch Disposition, Reporting und spätere Konsolidierung. Wie viel Zeit dabei zusammenkommt, haben wir in unserem Beitrag zur Materialanlage in SAP S/4HANA vorgerechnet: In vielen Landschaften verschwinden dort um die 1.000 Stunden pro Jahr.

Genau deshalb zahlt sich Standardisierung hier schnell aus. Ein definierter Einstieg, automatische Prüfungen und klare Verantwortlichkeiten nehmen den Aufwand heraus, bevor er entsteht. Das ist kein Selbstzweck, sondern der Unterschied zwischen sauberen Stammdaten und einem Dauerproblem.

Nicht jede Materialanlage braucht denselben Apparat. Vier Fragen zeigen, ob sich der Workflow rechnet.

Wie viele Materialien legen Sie pro Monat an? Je höher das Volumen, desto schneller amortisiert sich der Prozess.

Wie viele Werke und Bereiche sind beteiligt? Je mehr Beteiligte, desto wertvoller werden klare Rollen und Funktionstrennung.

Wie oft tauchen Dubletten auf? Wo Datenqualität ein echtes Problem ist, wirkt der automatische Check sofort.

Soll die Anlage Clean-Core-konform laufen? Standard-OData statt Z-Code hält das System upgrade-fähig.

Bei wenigen Anlagen im Monat mit einer Hand voll Beteiligter reicht oft ein schlankeres Vorgehen. Ein ehrlicher Blick auf Anlagevolumen, Beteiligte und Fehlerquote zeigt schnell, wohin die Reise gehen soll.

Wir kennen den Materialstamm aus der Praxis: die Sichten, die Tücken der OData-APIs und die Reihenfolge, in der Felder gepflegt werden müssen. Wir verbinden SAP-Tiefe mit BTP- und Build-Process-Automation-Expertise und bauen Prozesse, die Clean-Core-konform bleiben. Einen Überblick über unsere Leistungen finden Sie unter SAP Consulting, ein weiteres Projekt in unserer Referenz zur S/4HANA-Integration bei einem Automobilzulieferer. In jedem Projekt sitzt ein Gründer mit am Tisch, keine Junior-Pyramide.