Produktwissen in Sekunden: Wie ein Maschinenbauer seinen Vertrieb und Service transformiert hat
Ein mittelständischer Hersteller für Industriemechanik wollte seinen Vertriebs- und Service-Teams schnelleren Zugang zu Produktinformationen ermöglichen. Mit dem ORAI Agent und einer simplen SharePoint-Anbindung war die Lösung in nur 3 Wochen live.
Das Problem: Verstreutes Produktwissen
Ein mittelständischer Hersteller für Industriemechanik mit rund 800 Mitarbeitern stand vor einer klassischen Herausforderung: Hunderte von technischen Dokumenten, also Produktdatenblätter, Bedienungsanleitungen, CAD-Zeichnungen und Ersatzteillisten, waren in SharePoint verteilt. Vertriebsmitarbeiter brauchten oft 20 bis 30 Minuten, um bei Kundenanfragen die richtige Information zu finden. Service-Techniker im Außendienst hatten auf der Baustelle kaum Zugriff auf aktuelle Spezifikationen.
<10Sek.
Antwortzeit auf Produktfragen
4Stunden
Zeitersparnis pro Mitarbeiter/Woche
3Wochen
Implementierungsdauer
ORAI Agent als zentraler Wissens-Hub
Der ORAI Agent wurde als Chat-Interface für alle Produktfragen implementiert. Mitarbeiter können jetzt in natürlicher Sprache fragen: „Welche Drehmomente gelten für die Baureihe X500?" oder „Zeig mir die Ersatzteilliste für Maschine Y." Der Agent durchsucht in Echtzeit alle angebundenen Dokumente und liefert präzise Antworten, inklusive Quellenangabe und direktem Link zum Originaldokument.
Von der Idee bis Go-Live in 3 Wochen
Die Implementierung war überraschend unkompliziert, vor allem dank der nativen SharePoint-Integration.
- Woche 1: Setup & Anbindung
SharePoint-Verbindung hergestellt, Dokumentenstruktur analysiert, erste Indexierung der Produktdokumente.
- Woche 2: Training & Feintuning
Domänenspezifisches Vokabular trainiert (Produktnamen, technische Begriffe), Testphase mit 5 Key-Usern aus Vertrieb und Service.
- Woche 3: Rollout
Kurze Schulung für alle Teams (je 30 Min.), Go-Live für Vertrieb und Service, Feedback-Schleife etabliert.
“Früher habe ich für eine komplexe Produktanfrage 30 Minuten gebraucht. Jetzt habe ich die Antwort in Sekunden, und der Agent zeigt mir sogar die Quelle im Dokument.”
SharePoint als Datenquelle, ohne Migration
Warum die Implementierung so einfach war
Der entscheidende Vorteil: Es war keine Datenmigration nötig. Der ORAI Agent verbindet sich direkt mit der bestehenden SharePoint-Struktur. Neue oder aktualisierte Dokumente werden automatisch indexiert, die Wissensbasis bleibt immer aktuell. Die IT-Abteilung musste lediglich die Berechtigungen konfigurieren und den Connector einrichten. Der gesamte Aufwand auf Kundenseite: weniger als 2 Personentage.
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